Dans le cadre des activités sociales et culturelles qu’il organise mais également sur le volet économique et professionnel, le comité social et économique est amené à procéder à des paiements mais également à percevoir des sommes d’argent. Se pose alors la question de savoir quels moyens de paiements privilégier dans l’optique de garantir une gestion qui soit la plus simple et qualitative possible.
Les moyens de paiement afin de régler des fournisseurs / prestataires
Le comité social et économique, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, est titulaire de la personnalité morale. Cela signifie qu’il dispose de droits et d’obligations.
Ainsi, il peut tout à fait contractualiser avec diverses structures.
Il s’agit fréquemment :
- d’un organisme de formation ;
- d’un prestataire organisant diverses activités (séjours, sport, etc.) ;
- d’une structure proposant de la billetterie aux salariés ;
- d’un cabinet d’expertise ;
- etc.
Au-delà de ces postes financiers souvent conséquents, le comité social et économique est également amené à régler des dépenses de moindre importance : fournitures de bureau, frais de déplacement de ses membres, restauration, etc.).
Rappel
Le CSE dispose d’un budget de fonctionnement et peut également percevoir un budget destiné à financer ses activités sociales et culturelles.
Ces deux dotations doivent faire l’objet :
- d’un calcul distinct ;
- d’une comptabilité distincte ;
- d’une utilisation distincte.
Tout cela signifie que le CSE doit posséder des moyens de paiement qui sont spécifiquement dédiés à chacun de ses budgets.
Au regard des sommes souvent importantes qui sont engagées, il semble nécessaire de privilégier des moyens de paiement permettant une certaine souplesse mais également une traçabilité des mouvements financiers opérés.
Aussi, il est conseillé au CSE de se doter d’une carte bancaire et d’un chéquier pour chacun de ses budgets. Cela lui permettra de bien séparer ses différents postes de dépenses et de régler aussi bien des petites sommes que des montants plus conséquents.
Le trésorier pourra également procéder par le biais de virements bancaires.
L’usage de la monnaie fiduciaire (billets et pièces) est à proscrire car cela complique l’établissement de la comptabilité du comité en plus de poser problème quant à la preuve de l’engagement réel de la dépense.
Les moyens de paiement afin de régler le CSE
Notamment dans le cadre des activités sociales et culturelles qu’il organise, le comité social et économique doit être en mesure de percevoir des paiements de la part des salariés de l’entreprise.
Là encore, les maîtres mots doivent être simplicité et traçabilité. Il convient donc de prioriser les paiements par chèque, par virement bancaire voir par carte bancaire.
Attention
Les paiements par carte bancaire induisent bien souvent que le comité dispose d’un terminal de paiement qu’il devra louer auprès d’une banque, ainsi que des frais de gestion qui peuvent être élevés.
Cependant, en fonction des sommes demandées aux salariés, les espèces pourront être dans certains cas acceptées. Mais cela demandera au trésorier du CSE un suivi actif et précis pour éviter toute erreur de comptabilité.
Conseil
Il est important de définir l’ensemble des moyens de paiement dans le règlement intérieur du CSE.
Via ce règlement, il sera également possible d’autoriser le trésorier à engager des petites dépenses pour le fonctionnement du comité sans passer par l’étape du vote en réunion plénière. Ces dépenses doivent néanmoins faire l’objet d’une présentation de facture.
Le CSE doit décider collectivement des moyens de paiement qu’il met en place, en relation étroite avec le trésorier.
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Gérant de la société FOKUS dédiée à la formation et à l'accompagnement des représentants du personnel (www.fokus-cse.com)
CSE : quels moyens de paiement utiliser ? | Éditions Tissot - Editions Tissot
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